Wie Du Deine Arbeit und Alltag kontinuierlich verbesserst

Der Begriff Kaizen – was in etwa Veränderung zum Besseren bedeutet – wurde 1970 von Masaaki Imai in seinem Buch zum Thema Organisationsentwicklung «Kaizen (Ky’zen), the Key to Japan’s Competitive Success“ geprägt.

Kaizen beschreibt das Streben in kleinen Schritten nach kontinuierlicher Verbesserung.

In unserer westlichen Welt ist Kaizen oft als Methode bezeichnet, de facto geht es aber um eine Grundeinstellung, die das Handeln und Denken eines Unternehmens, auf alle Ebenen, durchdringt.

Anfänglich war Kaizen vor allem in produzierenden Bereich zu treffen, hat sich dann auch in den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen sowie Ausprägungen verbreitet wie zum Beispiel in der Verwaltung: durch Kaizen werden Arbeitsabläufe optimiert, Kunden-Feedback schnell berücksichtigt und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gefördert.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Dahinter steck der Gedanke, dass Erfolg nur durch ständige Veränderungen, Anpassungen und Optimierungen langfristig erhalten bleibt. Gemeint sind nicht die bahnbrechenden Innovationen, sondern kleine, kostengünstige, schnell umsetzbare Ideen, die zyklisch implementiert werden und u.a. die Qualität von Produkten, Prozessen oder den Service fortwährend verbessern.

Dieser kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird in Verbindung mit dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, check, Act) in vier Phasen gewährleistet:

PLAN: Eine Idee, ein Thema wird festgelegt und die Situation (IST-Zustand) beschrieben.

DO: In dieser Phase werden die Lösung oder die Massnahmen probeweisse und mit möglichst wenig Aufwand umgesetzt.

CHECK: Die Ergebnisse der Umsetzung werden geprüft: haben die Veränderung den gewünschten SOLL-Zustand herbeigeführt? Was haben wir gelernt? Ist etwas schiefgelaufen?

ACT: Die Veränderung wird verbindlich als Standard visualisiert, kommuniziert und implementiert. Gibt es noch Potential für weitere Optimierungen? Dann fängt der Zyklus wieder von vorne.

Dieses Prinzip lässt sich überall, auch in der HR- Abteilung oder im Service übertragen.  Jeder Bereich sollte nach stetiger Verbesserung seiner Prozesse und Dienstleitungen streben; denn eines ist klar: nur die ständige Weiterentwicklung kann langfristig die Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.

Führen mit Kaizen

Kaizen ist wirksam, wenn es im Denken und Handeln aller Mitarbeiter gelebt wird. Für KVP gibt es immer Raum und es spielt keine Rolle, wer die Idee einbringt, sondern das Resultat, der Nutzen oder der Mehrwert für das Unternehmen als Ganze. Es geht nicht um Heldentaten und Einzelkämpfer, die sich profilieren, sondern um das Kollektiv, Funktions- und Abteilungsübergreifend.

Verbesserung im Unternehmen kann in diesem Sinne von überallaus kommen, jeder Mitarbeiter trägt mit den eigenen Fähigkeiten dazu bei – der CEO ebenso wie der Teamleiter oder die Fachkraft. Denn das Potenzial, um Verbesserungen zu erkennen und zu entwickeln, schlummert genau dort, wo die Arbeit gemacht wird.

Führen bedeutet in diesem Kontext u.a.:

• als Vorbilder zu handeln
• sich selbst zum Besseren zu entwickeln und das eigene Handeln stets reflektieren
• Andere wertzuschätzen, zu fördern und in der Entwicklung helfen
• die Mitarbeitenden in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich zu vertrauen
• das eigene Team in Entscheidungen einzubeziehen
• transparent zu kommunizieren
• Klare Rahmenbedingungen zu schaffen
• Nachvollziehbahre, gemeinsame Ziele zu definieren

Eine Arbeits- und Lebensphilosophie

Veränderung und Verbesserung in allen Bereichen gehören zur asiatischen Mentalität; sie werden von klein auf verinnerlicht und Kaizen wird als Selbstverständlichkeit gelebt. Deswegen ist Kaizen keine Methode, sondern eine Lebens- und Arbeitsphilosophie.

Der Optimierungsprozess hat in der Kaizen-Denkweise einen Anfang, aber kein Ende: Veränderungen sind etwas Alltägliches und gehören zum Leben dazu. Nichts bleibt, wie es ist. Alles ist im Fluss.

🤔 Wie lässt sich jedoch die Grundhaltung der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung mit den Bedürfnissen der Beständigkeit und Verlässlichkeit vereinbaren?

Stabilität und Agilität schliessen sich nicht aus, solange die Handlungsrahmen klar definiert sind: die Struktur, in dem wir uns bewegen ist das stabile Element. Gibt uns System, Halt, Orientierung.

Innerhalb dieser Rahmen gibt es jedoch viel Spielraum und Möglichkeiten, Dinge zu verbessern oder anders umzusetzen. Das verlangt die Bereitschaft regelmässig zu hinterfragen, ob die Dinge, die wir tun, noch zielführend sind und wenn nicht, daran zu arbeiten.

Tools: 5S

Zur Unterstützung im Arbeitsalltag bietet Kaizen eine Art Werkzeugkasten an – eine Reihe nützlicher Tools und praktischer Verhaltensregeln, die jeder Mitarbeiter einsetzen kann. Dazu zählt 5S zur Verbesserung des eigenen Arbeitsplatzes; 5S lässt sich auf verschiedene Lebensbereiche übertragen, im Büro wie zu Hause.

1. Sortieren (japanisch: Seiri):

Entferne oder entsorge Unnötiges von deinem Arbeitsplatz!

2. Systematisieren (Seiton):

Alles sollte gut geordnet an einem festen und sinnvollen Platz aufbewahrt werden. Was nicht oft verwendet wird, sollte so verstaut, dass es nicht im Weg ist.

3. Saubermachen (Seiso):

Zur Sauberkeit gehört auch, kaputte Dinge wieder instand zu setzen und für die Sicherheit in der eigenen Arbeitsumgebung zu sorgen.

4. Standardisieren (Seiketsu):

Das Standardisieren von Prozessen und Routineabläufe kann Zeit sparen und Aufgaben erleichtern.

5. Selbstdisziplin (Shitsuke):

Mit Disziplin, den 5s Standard halten – dranbleiben!.

Was im Unternehmen als Standards bezeichnet werden, sind im alltäglichen Leben einfach unsere Gewohnheiten. Brauchen wir Sie? Auf jeden Fall: Es sind ja unsere Routinen und Gewohnheiten, wie Gegenstände einen festen Platz zuzuordnen, die uns das Leben erleichtern.

Wie können wir Kaizen im Alltag nutzen?

Kaizen hilft uns mit der Macht der kleinen Schritte,

• Ziele zu erreichen
• uns selbst mit minimaler Aufwand zu verbessern
• Dinge zu schaffen, die wir sonst liegen lassen würden

Mehr lesen, eine neue Sprache lernen, drei-Mal die Woche Sport treiben, gesunde Mahlzeiten selber kochen…. wie oft scheitern wir mit unseren guten Vorsätzen?! Wir nehmen das Neue Jahr oft zum Anlass, starten enthusiastisch mit unseren Vorhaben, um nur kurze Zeit später abzubrechen. Wir ziehen nicht durch.

Die Motivation ist ja bekanntlich schwankend: an manchen Tagen sind wir voller Tatendrang, an manche anderen schaffen wir dank Routine und Disziplin es gerade noch unseren Pflichten nachzugehen.

Wir sinken in unsere bequeme Komfortzone zurück. Die gesetzten Ziele rücken immer weiter weg, bis sie einfach vergessen werden.

Kaizen stupst dich sanft an

Angenommen du willst mehr Sport treiben, du bist aber schon mehrmals daran gescheitert: Statt gleich 3 – Mal in der Woche 2 Stunden ins Fitness Studio als Vorsatz zu nehmen, fange mit 5 Minuten am Tag, zur gleichen Zeit, mit einer kurzen Übungsroutine. Zum Beispiel Kniebeugen, Liegestütze, Situps oder leichte Dehnungen. Nach einer Woche wird sich das ganze schon leichter anfühlen, eigentlich so gut, dass du möglicherweise mit erhöhter Motivation mehr Zeit dafür investieren willst.

Du wirst schrittweise fitter, ohne Zeitdruck und Ausreden. Du veränderst dich in kleinen, aber bedeutenden Schritten zum Besseren, weil du in deinem eigenen Tempo neue, gesunde Gewohnheiten schaffst.

Die Vorteile:

• Die gesetzten Ziele sind realistisch, mit geringem Aufwand machbar und dadurch erreichbar.
• Du brauchst weder gross zu planen oder vorzubereiten – du bestimmst was, wie lange und wo
• Grosse Ziele sind in kleinen Häppchen zerlegt, dadurch viel leichter zu verdauen
• Du entdeckst auf sanfte Art, das Selbstdisziplin dich zu den gewünschten Ergebnissen führt
• Nebenbei baust du Ausdauer und Resilienz auf
• Deine Erfolgserlebnisse fördern dein Selbstvertrauen

«Wenn du aufhörst, besser zu werden, hast du aufgehört, gut zu sein.»

 

Dieses Zitat bringt es ziemlich auf dem Punkt.

Die Kaizen Denkweise ist eigentlich nichts Neues. Sie gehört abseits von dem Begriff seit je her in die Lehre der asiatischen Kampfkunst; diese Philosophie verbirgt sich z.Bs. selbst im Wort «Kung Fu», was grob übersetzt „durch harte, geduldige Arbeit erworbene Fertigkeit“ bedeutet.

Jeder Kampfkünstler, erfolgreicher Sportler oder Unternehmer weiss, dass um an der Spitze zu bleiben, Disziplin, Ausdauer und Wille gehören: Ohne diese Haltung und die Bescheidenheit der Herausforderer zu verlieren.

Vom Lesen ins Handeln

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