6 bewährte Modelle für erfolgreiche Feedback-Gespräche

Egal, ob es darum geht, Verhaltensweisen zu verbessern, Rückmeldungen nach einer erfolgreich erbrachten Leistung zu geben, Mitarbeiterentwicklungs- oder Jahresgespräche zu führen – Feedback ist eines der mächtigsten Werkzeuge, das Führungskräfte und Leaders zur Verfügung steht.

Warum ist Feedback so wichtig ?

Wenn Sie Feedback richtig einsetzen, schaffen Sie eine Umgebung des Wachstums und der Verbesserung. Sie fördern Vertrauen, stärken Ihr Team und lenken die Energie in die richtige Richtung.

Doch falsch oder unüberlegt formuliert, kann Feedback das Gegenteil bewirken: Verunsicherung, Demotivation und Konflikte. Folgende Modelle können dabei helfen, sich auf unterschiedliche Situationen vorzubereiten.

Es mag zunächst etwas technisch und trocken klingen. Mit etwas Übung erweisen sich diese Methoden jedoch als intuitiv und leicht anzuwenden.

Das Ziele ist letztendlich Feedback so zu geben, dass es ankommt und weiterbringt.

1. Verhaltensweisen hinterfragen: Das COIN-Modell

Schwierige Gespräche zu führen gehört zum Führungsalltag. Das COIN-Modell (Kontext, Beobachtung, Auswirkung, nächste Schritte) bietet eine strukturierte und lösungsorientierte Herangehensweise. Es ist ideal, um problematisches Verhalten anzusprechen. Anhand dieses Modells führen Sie Feedback-Gespräche, die konstruktiv wirken, die Motivation des Mitarbeiters nicht beeinträchtigen, jedoch Verbesserungswünsche unmissverständlich ansprechen.

Beispiel:

Kontext: Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät zu Meetings.

Beobachtung: „In den letzten drei Meetings sind Sie jeweils 10 Minuten zu spät gekommen. Dadurch haben Sie wichtige Updates verpasst, und wir mussten die Diskussion für Sie zusammenfassen.“

Auswirkung: „Das führt dazu, dass das Team Tempo und Fokus verliert.“

Nächste Schritte: „Was können wir tun, damit Sie in Zukunft pünktlicher erscheinen?“

Diese Struktur sorgt für präzises, sachliches Feedback und eröffnet Raum für Lösungen.

2. Positives Verstärken: Das BOOST-Modell

Vergessen Sie nicht, dass Feedback nicht nur Kritik ist! Positives Feedback ist genauso wichtig, um gute Leistungen anzuerkennen und zu fördern. BOOST steht für: Balanced (ausgewogen), Objective (objektiv), Observed (beobachtet), Specific (spezifisch) und Timely (zeitnah).

Das BOOST-Modell hilft Ihnen, positives Feedback klar und effektiv zu geben:

• Ausgewogen (Balanced): Das Feedback, das Sie geben, sollte eine gute Balance zwischen positiven und negativen (entwicklungsorientierten) Rückmeldungen haben.
• Objektiv (Objective): Das Feedback sollte auf Fakten basieren und nachverfolgbar sein.
• Beobachtet (Observed): Stützen Sie Ihr Feedback auf beobachtbare Fakten, nicht auf Annahmen.
• Spezifisch (Specific): Beziehen Sie sich auf etwas Spezifisches, das Sie selbst gesehen oder gehört haben, und vermeiden Sie Feedback von Dritten.
• Zeitnah (Timely): Geben Sie Feedback sofort nach der Beobachtung der positiven Leistung, um Ihre Wertschätzung zu zeigen.

Beispiel:

„Ich habe gemerkt, wie viel Arbeit Sie in die Recherche für Ihre Präsentation gesteckt haben. Die Kunden waren begeistert, besonders von Ihrer klaren Argumentation und den Visualisierungen. Vielen Dank für Ihren Einsatz, dass wollen wir im nächsten Team-Meeting gebührend zelebrieren.“

So stärken Sie die Motivation des Mitarbeiters, zeigen Wertschätzung und die verdiente Anerkennung. Zudem lässt sich positives Feedback gut mit einer Wachstumsfrage verbinden:

„Was glauben Sie, hat Ihnen bei der Vorbereitung besonders geholfen? Wie könnten Sie diesen Ansatz in Zukunft ausbauen?

So helfen Sie dem Mitarbeitenden, Erfolge zu reflektieren und weiter daran zu arbeiten.

3. Coaching: Das GROW-Modell

Das GROW-Modell (Goal, Reality, Options, Way Forward) eignet sich ideal, um Entwicklungsgespräche zu strukturieren und Mitarbeiter bei der Zielerreichung zu unterstützen.

Beispiel:

Ziel: „Sie möchten in Zukunft ein Projekt eigenständig leiten.“

Realität: „Bisher haben Sie nur unterstützend gearbeitet.“

Optionen: „Ich könnte Ihnen schrittweise mehr Verantwortung übertragen und Sie bei der Leitung eines Projekts begleiten. Zusätzlich könnten Sie ein Leadership-Training absolvieren.“

Weg, Festlegung de Handlungsplan„Wie wäre es, wenn wir diesen Plan umsetzen und in drei Monaten die Fortschritte besprechen?“

Dieses Modell verbindet Feedback mit einem klaren Plan für die Zukunft. Sie nehmen die Wünsche Ihres Mitarbeitenden Ernst, begleiten seine Entwicklung und bauen Vertrauen auf.

4. Konstruktives Feedback: Das FEED-Modell

Kritik ist oft heikel. Das FEED-Modell (Fakten, Effekte, Erwartungen, Entwicklung) bietet eine sachliche Grundlage, um Feedback konstruktiv zu formulieren.

Beispiel:

Fakten: „Ihr Bericht wurde zwei Tage zu spät geliefert.“

Effekte: „Das führte dazu, dass die Präsentation für den Kunden verschoben werden musste.“

Erwartungen: „In Zukunft ist es wichtig, Deadlines einzuhalten.“

Entwicklung: „Welche Hindernisse gab es? Wie können wir sicherstellen, dass dies nicht wieder passiert?“

Dieses Modell verwandelt Kritik in eine lösungsorientierte Diskussion.

5. Leistungsbeurteilung: Das CEDAR-Modell

Das CEDAR-Modell (Kontext, Beispiele, Diagnose, Aktionen, Überprüfung) ist ideal für strukturierte Jahresgespräche oder Leistungsbeurteilungen.

Beispiel:

Kontext: „In diesem Jahr haben Sie mehrere Projekte erfolgreich abgeschlossen, besonders Projekt X.“

Beispiele: „Ihre Organisation und Führung waren ausgezeichnet.“

Diagnose: „Ein Bereich zur Verbesserung ist die Kommunikation mit Stakeholdern. Diese sind nicht ausreichend mit den Fortschritten und Engpässen im Projekt informiert worden.“

Aktion: „Ein Kommunikationsworkshop könnte hilfreich sein. Wie wäre es, wenn Sie an einem Kommunikationsworkshop teilnehmen würden? Unsere HR-Abteilung kann ihnen bei der Auswahl unterstützen. “

Überprüfung: „Wir besprechen Ihre Fortschritte im nächsten Feedbackgespräch.“

Diese Struktur kombiniert Wertschätzung mit klaren Entwicklungszielen.

Anders gesagt, das Gespräch ist Anlass zu einer gründlichen Reflexion: Wo stehen Ihre Mitarbeitenden, was lief gut, und wo sowie wie können Sie sich verbessern?

Das zeigt Wertschätzung und gibt klare Perspektiven.

6. Langfristige Entwicklung: 360-Grad-Feedback

Für die langfristige Entwicklung eines Mitarbeiters ist das 360-Grad-Feedback eine wertvolle Methode. Es liefert Einblicke aus verschiedenen Perspektiven: von Kollegen, direkten Vorgesetzten, Teammitgliedern und sogar Kunden. Ergänzt durch die Selbstbewertung erhält der Mitarbeiter ein umfassendes Bild seiner Stärken und Verbesserungspotenziale.

Wie Sie es einsetzten:

1. Erklären Sie den Prozess: Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass es nicht um Kritik, sondern um Wachstum geht.
2. Sammeln Sie Feedback: Nutzen Sie strukturierte Fragebögen oder Gespräche, um Rückmeldungen zu sammeln.
3. Besprechen Sie die Ergebnisse: Stellen Sie sicher, dass Sie das Feedback anonymisierst und gemeinsam Schwerpunkte setzt.

Beispiel:

Stärken: „Sie werden für Ihre Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft geschätzt.“

Verbesserungspotenzial: „Einige Kollegen haben jedoch erwähnt, dass Sie in stressigen Situationen und in Meeting unsicher wirken“

Plan: „Wie können wir daran arbeiten? Vielleicht könnten wir gemeinsam an Ihrer Präsenz in Meetings arbeiten. Was halten Sie von einem Selbstbehauptungskurs, die gezielten Übungen zur Besserung der Körpersprache und Stressbewältigung einbezieht?“

Durch diesen Ansatz bekommt der Mitarbeiter die Chance, an sich zu arbeiten, ohne sich angegriffen zu fühlen.

Warum diese Modelle hilfreich sind

Als Manager, Coach oder Lehrer besteht Ihre Aufgabe nicht nur darin, Ziele zu setzen und Ergebnisse einzufordern, sondern auch darin, die Menschen um Sie herum in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Der Schlüssel zu effektivem Feedback liegt in der Balance: sowohl Verbesserungsbereiche aufzuzeigen als auch Stärken zu erkennen und Wachstum zu fördern.

Diese sechs Modelle geben eine klare Struktur vor und helfen, Gespräche mit Respekt, Klarheit und Empathie zu führen. So schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich ihre Mitarbeiter entwickeln können und sich gleichzeitig sicher und wertgeschätzt fühlen.

Tipps für Ihre nächste Feedbackrunde

👉 Bereiten Sie sich vor: Spontanes Feedback kann punktuell wirken, aber besonders bei Feedbackgesprächen zur Leistung und Zielerreichung ist Vorbereitung unabdingbar.

Überlegen Sie vor dem Gespräch, welches Modell sich für die jeweilige Situation am besten eignet. Sammeln Sie zudem konkrete Beispiele und nachvollziehbare Argumente, die Ihre Aussagen verdeutlichen.

• Seien Sie spezifisch: Pauschales Lob oder Kritik wie „Gut gemacht“ oder „Das war schlecht“ hilft niemandem.
• Hören Sie zu: Feedbackgespräche sind keine Einbahnstrasse. Lassen Sie den Mitarbeiter reflektieren und mitdenken.
• Seien Sie empathisch: Feedback ist emotional. Achten Sie darauf, wie Sie es vermitteln, ohne Grenzen zu überschreiten oder Gefühle zu verletzen.
• Interpretieren Sie nicht: Beschreiben Sie, was Sie beobachten und wahrnehmen. Es geht um Momentaufnahmen und um die Sache, nicht um die Person.

👉 Machen Sie Feedback zur Gewohnheit: Warten Sie nicht auf die Jahresgespräche. Geben Sie regelmässige Rückmeldungen, um die Entwicklung kontinuierlich zu begleiten.

👉 Nutzen Sie Feedback als Coaching-Tool: Sehen Sie Feedback nicht nur als Rückmeldung, sondern als Startpunkt für Wachstum.

👉 Öffentliches Lob, privater Tadel: Öffentliche Kritik kann das Selbstbewusstsein Ihrer Mitarbeitenden beeinträchtigen und demotivieren. Gehen Sie daher bei Verbesserungsbedarf oder Leistungsrückmeldungen stets in einem vertraulichen Rahmen auf die Person ein. Umgekehrt stärkt öffentliches Lob das Vertrauen und spornt Ihr Team an, weiterhin gute Leistungen zu erbringen.

Ein letzter Gedanke

Wie ein Meister auf der Matte beeinflussen Sie als Führungskraft mit jedem Gespräch die Fähigkeiten, das Selbstvertrauen und die Einstellung Ihrer Mitarbeiter. Mit gut vorbereiteten Gesprächen und einer Coaching-Perspektive geben Sie nicht nur Rückmeldungen, sondern inspirieren Ihr Team dazu, zu wachsen. Ihr Feedback ist dabei ein entscheidendes Fundament. Geben Sie es so, dass es ankommt und angenommen wird – mit Respekt, Klarheit und dem Ziel, das Beste aus jedem Einzelnen herauszuholen.